7 critérios importantes para o sucesso do seu evento!
Há algum tempo venho estudando os principais fatores que alteram o resultado de um bom evento. Qual evento?
Qualquer evento. Talvez por estudar comunicação e ser Relações Públicas, acabo achando que todo acontecimento é um evento. Vamos a alguns exemplos:
- Reunião de setor dentro de uma empresa - Definimos data, horário, local, pauta, quem vai, se vai ter algum lanche, equipamento....
- Reunião improvisada de 5 minutos, aquela ali mesmo no corredor, somente pra dar um recado: Definimos quem vai falar, com quem vai falar, o que vai falar...
- Treinamento de equipe - Definimos data, horário, local, tema, quem vai ministrar, para quem é direcionado, se vai ter algum lanche, equipamento....
- Show ao ar livre... Primeira Comunhão do filho.... Chá de bebê da amiga...Carnaval de rua na cidade...Congresso Nacional de Medicina...enfim...qualquer que seja o evento, sempre teremos um check list padrão a seguir.
Se existe um padrão, porque alguns eventos são um sucesso e outros não?
Aí na sua empresa, porque determinada reunião atinge o objetivo e outra não?
O que diferencia um evento de sucesso e outro que é um fracasso?
Aqui vamos abordar de forma simples, 7 tópicos que podem alterar o resultado de um evento:
1) Planejamento - principal responsável pelo andamento do evento. Através dele conhecemos: o que é o evento, pra quem se destina, todo o cronograma de etapas a serem criteriosamente seguido e bem executado garante uma segurança e uma certa previsibilidade.
Acima: Preparativos na noite anterior de todos os itens do curso no Hotel Renar em Fraiburgo. Seguida pela placa de identificação da turma de Piratuba e a mesa com apostila de apoio, lápis, crachás e lista de presença.
2) Parceiros de qualidade - aqui se encontram fornecedores, apoiadores e toda a cadeia envolvida para a realização do evento. Um parceiro devidamente credenciado, promove segurança para quem empreende num evento.
3) Boa divulgação - em que dimensão? Todas! Analise o público a ser atendido, de uma pequena reunião a um show para centenas de pessoas. Todas as formas de encontrar esse público e levar a informação a ele. Conquiste-o!
Exemplo de divulgação: Em Blumenau, toda a área onde seria a palestra estava com identificação do assunto, sendo a temática inclusive já sendo veiculada na tela de projeção. Arte do evento Encatho&Exprotel criada para ser enviada e acompanhar todo o material de divulgação para imprensa, hoteleiros e públicos afins. Placa do evento do CONCARH no Centro Sul, dando boas vindas e informando a quem passa que o evento está acontecendo.Em seguida o Canal Cooperativo, um veículo de comunicação específico para divulgar notícias e eventos na área de Cooperativismo.
4) Gestão de pessoas - quem faz o quê e com que ferramenta. Fundamental delegar tarefas e garantir o seu cumprimento.
5) Estrutura do local - qual local? Qualquer local. Desde a cozinha em que se improvisa uma festa para aniversariantes do mes na empresa, até um Lual que tenha a natureza como endereço e ator principal. E o que compõe essa estrutura? Tudo o que envolve o motivo do evento e o atendimento ao público que participará: acomodações, banheiros, espaço, conforto, condições climáticas, acesso, estacionamento....e sinalização! Exemplos abaixo: Rodada de Negócios do Comitê de Operação Hoteleira no Il Campanário e Show do KISS no Devassa - Music Park
6) Gestão financeira - qualquer que seja o tamanho do evento, sempre haverá custos. Ainda que não seja tangível ( por exemplo, a reunião improvisada citada acima, pode não custar nada em termos de dinheiro em espécie, porém, tomou tempo de alguns funcionários e sabemos que o tempo é um importante item na produtividade que por consequência reflete na meta da empresa...portanto!!!) E por onde começar? Levantando todos os custos para a realização do evento, começando pelos essenciais e terminando nos adicionais, aqueles que agregarão valor ao evento, importância e garantirão o sucesso do mesmo.
7) Atenção ao público alvo - observe suas características, seu gosto, sua forma de agir, do que gosta, onde pode ser encontrado, sua essência. Quanto mais informação sobre o público a ser atendido pelo evento, maior a probabilidade de alcançar o objetivo. Cuidado, zelo e encantamento. Um evento de sucesso marca o seu público alvo, deixa saudade, gratidão.
Acima um cartão com uma lembrança feita pelo CRAS do Brejaru - Palhoça , por ocasião de uma palestra sobre auto estima para pessoas atendidas pelos programas sociais da prefeitura da cidade. No mesmo evento, a organização contratou um ônibus biblioteca que ficou durante a palestra, a disposição de uma contadora de estórias distraindo as crianças cujos pais participavam. Por fim, um marca texto com uma mensagem de duas palestrantes: Carla Correa e Aparecida Lissa Dal Pra, ambas governantas executivas, que proferiram uma palestra sobre Equipes no Workshop de Governança, Manutenção e Recepção Hoteleira.
Aprofundando um pouco mais, reuni 7 empresas parceiras para ministrar um curso sobre Atualização em: Estrutura, Operação , comunicação e Marketing para eventos em meios de hospedagens. Cada empresa com sua expertise promovendo qualidade de informação para um público específico, composto de quem é do setor de eventos e a hotelaria.
O objetivo é reunir empresas que promovam conhecimento ao setor.Outros aspectos que podem impactar no resultado e no sucesso de um evento.
E você aí em sua empresa? Tem algum item que acha que impacta profundamente no resultado do evento e quer compartilhar?
Envie um e-mail para : contato@lplfconsultoria.com.br ou deixe o seu comentário abaixo.
Lembre-se: o sucesso do evento é medido pela satisfação do seu público alvo! Ele precisa se sentir atendido, acolhido e principalmente: ele precisa sentir saudade do seu evento! #ficadica
